Schůzky jsou vyžadovány každý den od jakékoli společnosti nebo organizace. V době rozhodování jsou nejlepší volbou pro šéfy a podřízené koordinovat akce a dospět k praktickým závěrům, které zaručují očekávané výsledky.
V průběhu času se však schůze může stát kontraproduktivní, protože se vzdálí od ústředního zaměření diskuse a otáčí se kolem náhodných témat, která nemají k řešení problémů nic společného. Aby k tomu nedošlo, jsou nezbytné některé postoje. Podívejte se na deset tipů, jak zefektivnit pracovní schůzky.
1? Naplánujte časy (a zkuste je respektovat)
Při volání schůzky nastavte počáteční a konečný čas. To umožňuje zúčastněným stranám správně naplánovat plán a zabránit tomu, aby se schůzka prodloužila nad rámec toho, co je nezbytné. Chcete-li nastavit časy, vezměte v úvahu téma, které má být projednáno, a počet předvolaných osob. Nakonec respektujte tyto časy.
2? Vyhněte se zbytečným schůzkám
Pokud se problém netýká více než jedné osoby, ale vy, nemusíte sestavení schůzky vyřešit. Posaďte se s ostatními zúčastněnými a rychle diskutujte o příslušných faktorech. Naplánujte si schůzku pouze tehdy, je-li nezbytné sladit nápady nebo vyvinout řešení pro konkrétní téma.
3? Zaslat účastníkům program předem
Připravte si seznam témat, která budou během schůzky pokryta, a předejte je účastníkům. To jim umožňuje připravit a zkrátit dobu debaty, protože každý vezme své vlastní dříve promyšlené nápady. Snažte se uniknout z agendy, aby nedošlo k prodloužení času.
4? Chovej se jako skutečný vůdce
Abyste udrželi věci mimo kontrolu, musíte mít stálý puls. Nemusíte být autoritářští, ale nenechte lidi, aby se nechali rozptýlit nebo aby unikli hlavnímu problému. Kromě toho nechte myšlenky běžet zdarma, aby všichni mohli diskusi maximálně využít.
5? Sledujte
V závislosti na adresovaném předmětu se může stát, že se lidé budou cítit nadšeni nebo odrazováni. I tak musíte zůstat v klidu, abyste zklidnili své nálady nebo ovládli možná napětí. Pokuste se porozumět vzájemným názorům, abyste udrželi harmonii.
6? Spravujte čas
Aby mohl mít každý svůj názor, nedovolte monopolizaci času pouze jedné osobě. Stanovte limit pro každou osobu, aby vyjádřila svůj názor, a pak jemně naznačte, že je čas nechat ostatní o tom mluvit.
7? Připravte se
Musíte být také připraveni na schůzku. Předtím si prohlédněte příslušný program a napište o něm hlavní myšlenky. Jděte na setkání s nápady nebo řešeními, které jste předtím vyhodnotili, a připravte se je bránit.
8? Naučte se poslouchat
I když jste vstoupili do zasedací místnosti zcela přesvědčeni, že vaše nápady jsou nejvhodnější pro řešení problémů nebo dosažení výsledků, dejte ostatním účastníkům šanci říct. Když je schůzka svolána, jsou slyšeny názory všech, a tak lze dosáhnout společného jmenovatele: pokud se chcete rozhodnout sami, nemusíte se setkávat s jinými lidmi.
9? Používejte vizuální prvky
Jasně uveďte své nápady pomocí diapozitivů a dalších vizuálních pomůcek, aby je ostatní účastníci mohli vidět nejlépe, zejména při práci s daty nebo čísly. Pouze řeč může být únavná a odvrátit pozornost zúčastněných.
10? Zkontrolujte, o čem se mluvilo
Na konci diskusí zkontrolujte s ostatními, co bylo projednáno a jaká rozhodnutí byla učiněna. Tyto informace jim pak pošlete e-mailem. To vám umožní lépe vidět výsledky schůzky.
Jak si organizuju čas, abych všechno stihl | #janicnechci 62 (Duben 2024)
- Kariéra a finance
- 1,230
